Jak zaplanowałam wyzwanie?

Dzisiaj startuje wyzwanie Planuj i panuj w biznesie. Zaczynamy od planowania. Z tego też powodu postanowiłam napisać kilka słów, jak zaplanowałam wyzwanie, w którym będziecie uczestniczyć.

Cel

Lubię zarządzanie projektami i lubię go uczyć. Dlatego też w mojej głowie już od dawna siedział pomysł na wydarzenie, w którym:

  • podzielę sie z Wami moją wiedzą i doświadczeniem w planowaniu i realizowaniu planów,
  • “wypunktuję” kwestie, w których szybko możecie ulepszyć swoje planowanie,
  • dotrę do nowych odbiorców,
  • i który poprzedzi premierę kursu o zarządzaniu projektami w małym biznesie.

Jak zaplanowałam wyzwanie, jeśli chodzi o cel? Oczywiście cel musi być mierzalny, żeby móc weryfikować, czy projekt zakończył się sukcesem. Zaczęłam zatem od utworzenia tabelki z moimi celami i oczekiwanymi rezultatami w trzech wersjach – minimalnej, realnej i optymalnej. Ważne jest, żeby przy ustalaniu celów, zdefiniować granice tolerancji. Jeśli – po ukończeniu projektu – wyniki mieszczą się w tych granicach, to projekt zakończył się sukcesem (pod warunkiem, że dotrzymane zostały również terminy i budżet).

Dodam jeszcze, że moje cele nie dotyczą jedynie samego wyzwania, ale również wyników ze sprzedaży nowego kursu. Projekt-wyzwanie kończy się wraz z zakończeniem sprzedaży.

Analiza możliwości

Kolejną kwestią, której poświęciłam czas, było sprawdzenie, czy mój pomysł jest realny do wykonania, biorąc pod uwagę:

  • czynniki wewnętrzne (poziom mojej wiedzy, umiejętności techniczne, moja znajomość różnych platform do prowadzenia spotkań, konieczność dzielenia swojego czasu pomiędzy klientów i wydarzenie, itd),
  • czynniki zewnętrzne (dostępne platformy do przeprowadzenia spotkań, oczekiwania moich klientów, jakie mogłyby się pojawić w czasie trwania wydarzenia, Wasza dostępność w terminie wydarzenia, itd).

Zakres

Ilość wiedzy, jaką chciałam Wam przekazać, miałam ustaloną od dawna. Nie wchodziło w grę jednorazowe spotkanie, bo po prostu nie bylibyście w stanie wchłonąć i przetrawić nowych informacji. Stąd decyzja o wydarzeniu w formie wyzwania.

Tematyka poszczególnych spotkań była w zasadzie ustalona od początku.

Termin

To Wy prosiliście mnie o to, żeby wydarzenie odbyło się we wrześniu. Niestety wiedziałam od jakiegoś czasu, że ze względu na zobowiązania wobec moich klientów, nie będę w stanie przeznaczyć na to wyzwanie 3 dni z rzędu. Zdecydowałam, że webinary będą się odbywać co tydzień.

Decydując się na taki, a nie inny termin wyzwania, wzięłam również uwagę na czas trwania kursu i moje zaangażowanie w pomoc kursantom przez cały ten czas. Zależało mi, żeby kurs zakończył się przed listopadowymi dniami wolnymi od pracy.

Budżet

Postanowiłam, że nie będę inwestować w platformę do prowadzenia webinaru. I mam tu na myśli zarówno pieniądze, jak i mój czas na poznanie platformy, jej konfigurację itd.

Zaoszczędzone środki zdecydowałam się wydać na reklamę, by o wyzwaniu dowiedziało się jak najwięcej osób.

Harmonogram

Jesteś ciekaw, jak zaplanowałam wyzwanie w Asanie? Właśnie sprawdziłam swój projekt i liczy on około 150 zadań. Są one pogrupowane wg następujących kategorii:

  • Zadania organizacyjne,
  • Zadania związane z przygotowaniem strony zapisu na wyzwanie i strony wyzwania,
  • Zadania związane z przygotowaniem prezentacji, materiałów dodatkowych,
  • Zadania związane z przeprowadzeniem wyzwania,
  • Zadania zwiazane z tworzeniem nowych postów na blogu (jak ten, który właśnie czytacie) i recyklingiem istniejących wpisów blogowych,
  • Zadania związane z tworzeniem nowych postów do mediów społecznościowych,
  • Zadania związane z przygotowaniem grafik,
  • Zadania związane z wysyłką informacji o zapisach do mojej listy mailingowej i serii maili do osób zapisanych na wyzwanie,
  • Zadania związane z reklamą organiczną (na grupach FB) i płatną,
  • Zadania związane z utworzeniem strony sprzedażowej,
  • Zadania związane z utworzeniem wszystkich produktów w sklepie.

Plan ten nie uwzględnia zadań związanych ze stworzeniem kursu (przygotowaniem treści, nagraniem video, itd). Te zadania znajdują się w osobnym projekcie w Asanie. Ich wykonanie jest zaplanowane w tym samym czasie, co realizacja zadań z wyzwania.

Ryzyka

Po analizie tego, co może się nie udać, doszłam do wniosku, że mogą być problemy z platformą webinarową i sama tego nie ogarnę. Zdecydowałam, że przeprowadzę spotkania na FB mając świadomość, że FB też czasem płata figle (mam nadzieję, że nie piszę tego w złą godzinę).

Drugie ryzyko, które wzięłam pod uwagę, planując zadania, to proces sprzedaży. Kiedy w kwietniu po wyzwaniu kupowaliście kurs o Asanie, bezmyślnie zaktualizowałam wtyczki (robię to na bieżąco) i przestała działać wtyczka do automatycznego wystawiania faktur. By uniknąć tego problemu, zaplanowałam aktualizację wtyczek kilka dni przed rozpoczęciem sprzedaży. Na mojej liście znalazły się również zadania związane z przetestowaniem, czy wszystko po aktualizacji działa.

Już wiesz, jak zaplanowałam wyzwanie

Mam nadzieję, że przybliżyłam Ci trochę proces, przez jaki przeszłam planując to wyzwanie. Dodam tylko, planowanie nigdy nie jest proste, linearne. Zaczynamy planować, ustalamy pewne zadania, zastanawiamy się, co jeszcze i powtarzamy cały ten proces od poczatku. Planowanie trwa tak długo, aż nabierzemy pewności, że plan zawiera już wszystko. No, prawie wszystko 😉

Więcej o planowaniu opowiem podczas dzisiejszego spotkania na żywo o 20:00. Zapisz się na wyzwanie i dołącz do nas!